Mit jedem neuen G
eschäftsvorgang fällt – inzwischen meist elektronische – Kommunikation an. Anschreiben und Tabellen werden lokal oder im Netzwerk gespeichert und Emails ausgetauscht, dazu gibt es Handakten. Je länger die IT-Landschaft eines Unternehmens existiert, je größer es ist und je schneller es wächst, desto schwieriger wird es, sich in seinen Datenmengen zu orientieren.
Typische Probleme mit unorganisierten Datenhaltungen sind
ineffiziente Suche: Wer sich nicht sicher ist, ob der Kunde eine Anforderung in einer Mail oder einem Brief geschrieben hat, muss so lange an allen Stellen suchen, bis er diese Anforderung gefunden hat.
Oft erweist es sich auch für kleine Firmen als sinnvoll, den relevanten eingehenden Schriftverkehr komplett zu scannen und nach der Behandlung mit einer Texterkennung als PDF zu speichern. Kleine Lösungen dieser Art brauchen kaum Investitionen in Hard- oder Software.
Versionschaos: Bei der gemeinsamen Benutzung von Vorlagen und Dokumenten kommt es fast unweigerlich dazu, dass sich zwei Kopien des ursprünglich gleichen Dokuments von unterschiedlichen Mitarbeitern an unterschiedlichen Stellen aktualisiert werden. Die verschiedenen Versionen eines längeren Textes (z.B. von Versandbedingungen) dann wieder zusammenzuführen, ist aufwändig und fehleranfällig.
Lösungen für die beschriebene Problematik fallen in den Bereich Enterprise Search. Hierbei wird eine einheitliche Suchmaske (oft im Web-Browser) für verschiedene Datenhaltungen vom Netzwerklaufwerk über das Intranet oder die Website der Firma bis hin zu Emails zur Verfügung gestellt.
Ein Vorteil einer solchen Architektur ist nicht nur die Zeitersparnis beim Suchen, sondern dass an dieser Stelle auch zentral weiteres Know-How eingebaut werden kann. Wichtige Standardvorlagen (AGB, Versandbedingungen etc.) können bei den Suchergebnissen immer in der neuesten Version an exponierter Stelle angezeigt werden.